3 techniki skutecznego zarządzania czasem

1. Wielozadaniowość – czy to zawsze dobre rozwiązanie? By być efektywnym, powinniśmy zadbać o ciągłość wykonywanych zadań. Tak zwany multitasking – czyli wielozadaniowość, która jest jedną z najbardziej pożądanych umiejętności w obecnym czasie, powinna być oczywiście zachowana, ale stosowana z umiarem. Co to oznacza w praktyce? Nie jesteśmy w stanie nieustannie zmieniać obiektów swojej uwagi – prędzej czy później każdy z nas stanie się rozproszony, rozkojarzony, a co za tym idzie – mniej efektywny. Zwiększa się wtedy prawdopodobieństwo przeoczenia znaczącego szczegółu w projekcie, a przede wszystkim zwiększy się czas poświęcany na kompletne wykonanie pierwotnego zadania. Co w przypadku przerywania pracy innym? Postarajmy się postawić na miejscu osoby, której ciągle ktoś “zawraca głowę”, zakłócając pracę i zadając ogrom pytań, niekoniecznie związanych z obecnie wykonywanym zadaniem. Finalnie efekt będzie podobny do opisanego w pierwszym przykładzie. Warto zaznaczyć swojemu współpracownikowi chęć zadania pytania i zrobić to w momencie, w którym nasz kolega/koleżanka zakończy to, czym aktualnie się zajmuje. Można w tym całym wielozadaniowym szaleństwie znaleźć złoty środek. Szanujmy czas swój i innych, nie pozwólmy na zatracenie się w błędnym kole zadań. Jeśli dane działanie nie jest wymagane na ten moment – dajmy sobie czas. W zarządzaniu sklepem internetowym ważniejsze od rozpoczęcia trzech zadań w tym samym momencie, jest perfekcyjne wykonanie jednego od A do Z.

2. Nie dekoncentruj się! Oczywiste, jednak nie zawsze przez nas przestrzegane. W trakcie wykonywania bardziej absorbujących naszą uwagę zadań, powinniśmy wyłączyć działające na innych podstronach social media, które skutecznie odciągają nasze skupienie od tego, czym powinniśmy się docelowo zająć. Serwisy społecznościowe i e-maile będą stale do nas krzyczeć – “Sprawdź mnie”! Zakładając, że za każdym razem przeskakując pomiędzy zadaniem a Twoim newsfeedem na Facebooku tracisz 15 minut produktywnego czasu, pomyśl jak bardzo na tym straci Twoja efektywność, a w rezultacie projekt i biznes. Jeśli masz problem z ignorowaniem pokusy, zainstaluj wtyczkę do swojej przeglądarki na przykład Block site dla przeglądarki Chrome lub LeechBlock dla Firefoxa.

3. Planuj zadania Planuj wszystko! Na końcu każdego dnia pracy usiądź i zastanów się co powinieneś zrobić jutro. Skompletuj zadania, ustal priorytety. Twój umysł, pomimo zmęczenia jakie towarzyszy każdemu z nas pod koniec dnia pracy, będzie na bieżąco z działaniami. Decydując się na planowanie o poranku, całkiem możliwe, że pominiesz mniej lub bardziej ważne elementy projektu. Świetnym narzędziem do zarządzania zadaniami jest Trello, który pomaga skrupulatnie zaplanować każdą, nawet najbardziej skomplikowaną kwestię. Jeśli wolisz korzystać z bardziej klasycznych rozwiązań – spróbuj pracować z Google Calendar lub Todoist. Na dobry początek podziel swój dzień, zobacz ile zajmują Ci wykonywane zadania, postaraj się usprawnić i zoptymalizować ich wykonanie. Do sedna! Poniżej przedstawiamy 3 techniki skutecznego zarządzania czasem w projektach e-commerce: a. Technika pomodoro Technika pomodoro jest uważana za jedną z najprostszych metod zarządzania czasem. Na czym ona polega? 1) Spisz listę i określ priorytety zadań (na kartce lub w formie elektronicznej). 2) Pomodoro to niepodzielna, 25-minutowa jednostka czasu. Jeśli zaczynasz już nad czymś pracować, przerwę możesz zrobić dopiero za 25 minut. 3) Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 5-7 pomodoro, podziel je na mniejsze części. 4) Nie przerywaj sobie i nie pozwól także by ktoś inny Ci przerywał. W ciągu 25 minut powinieneś mieć wgląd do tego, ile czasu zostało Ci do końca całego pomodoro (twórca tej metody – Francesco Cirillo – wykorzystywał do tego kuchenny czasomierz w kształcie pomidora – stąd nazwa). Po wykonaniu zadania odznacz je na liście – widoczny postęp bardziej mobilizuje do działania i wpływa na poczucie satysfakcji. 5) Po upływie 25 minut rób sobie obowiązkową przerwę! Najlepiej w tym czasie przejdź się po biurze, zrób sobie herbatę – to krótka chwila na relaks i skupienie przed kolejnym zadaniem rozwijającym Twój e-commerce. 6) Po czwartym pomodoro zrób dłuższą (20-30 minut) przerwę. Dlaczego technika pomodoro jest tak skuteczna? Świadomość czasu jaki upływa w trakcie realizowanego zadania jest bardziej motywująca. Gdy wiemy co dokładnie mamy do zrobienia i widzimy listę rzeczy, na których mamy się skupić, łatwiej jest się nam skoncentrować. Działanie z myślą, że będziemy musieli poświęcić kilka godzin bez przerw, jest mało przekonująca. Działanie 25 minut pracy na 5 minut odpoczynku znacznie zwiększy naszą wydajność! Przerwy pomagają zachować świeżość umysłu oraz sprawiają, że nie męczymy się aż tak jak w trakcie 5 czy też 6 godzinnej pracy bez przerwy. Jeśli chcesz spróbować swoich sił w Pomodoro sprawdź: Tomato Timer, Marinara Timer oraz aplikację Clear Focus, która jest dostępna na GooglePlay. b. Technika ABC Według wielu specjalistów od managementu jest to jedna z najskuteczniejszych metod zarządzania czasem. Swoją skuteczność zawdzięcza przede wszystkim zasadzie 80/20, czyli zasadzie Pareto, stwierdzającej, że 20% przyczyn wpływa na 80% rezultatów. Oprócz tego metoda ta jest elastyczna i stosunkowo prosta, przez co nadaje się do planowania zadań w nawet najbardziej złożonych branżach. Trzy kroki i trzy litery do skuteczniejszej pracy nad Twoim sklepem internetowym! 1) Ustal czas, który masz zamiar poświęcić na pracę i rozpisz zadania, które chcesz w tym czasie wykonać. 2) Dokonaj segmentacji zadań na 3 grupy – A, B i C: A – zadania najważniejsze, których nie możesz zlecić nikomu innemu. Grupa najwęższa, ale najbardziej wpływająca na wydajność. B – istotne zadania, o pomoc w realizacji których możesz poprosić członków swojego zespołu. C – działania, które swobodnie można oddelegować komuś innemu 3) Zaplanuj swój dzień, a nawet tydzień pracy. Każdego dnia monitoruj postępy, weryfikuj priorytety. Dzięki temu poczujesz, że wszystko masz w garści i każdy element projektu zostanie domknięty na czas. Jeżeli nie dysponujesz rozbudowanym zespołem, metoda ta może być również przydatna – zarządzaj czasem w ten sposób, aby na początku zająć się zadaniami wymagającymi największego skupienia, a na koniec zostaw to, w czym popełnienie ewentualnego błędu jest mało prawdopodobne lub nie będzie niosło ze sobą poważnych konsekwencji. c. Metoda Eisenhowera Metoda ta wywodzi się ze stwierdzenia Dwighta D. Eisenhowera, który powiedział – “Mam dwa typy problemów, pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”. Na tej podstawie możemy podzielić zadania na ważne/nieważne oraz pilne/niepilne. Dzięki temu uzyskujemy następującą macierz: Ważne/pilne – wymagające natychmiastowej reakcji, niemożliwe do zlecenia komuś innemu (np. kryzysy). Ważnie/niepilne – zbliżające się do daty wykonania i konieczne do zrealizowania samodzielnie (np. relacje, planowanie, reakcje). Nieważne/pilne – konieczne do wykonania “teraz”, ale możliwe do zlecenia współpracownikowi, podwładnemu, albo możliwe do outsourcingu. Nieważne/niepilne – działania, które powinny zostać wyeliminowane z kalendarza. Grupując nasze aktywności w ten sposób, jesteśmy w stanie lokować naszą energię i skupienie na zadaniach, które rzeczywiście tego wymagają. Powyżej wymieniliśmy tylko 3 metody, które – odpowiednio i skrupulatnie wdrożone – przyczynią się do efektywnego zarządzania Twoim projektem e-commerce. Jak łatwo zauważyć – najważniejsze jest odpowiednie ustalenie priorytetów i wcześniejsze planowanie zadań na najbliższy dzień lub dni pracy. Stara łacińska sentencja głosi, że “czas to pieniądz”, a sklep internetowy to biznes, który nie cierpi zwłoki, a jeszcze bardziej marnotrawienia pieniędzy i szans na ich zdobycie – zwróćcie na to uwagę przy Waszych projektach!