Spis treści:
- Rola zarządzania dostępem w platformach B2B
- Typowe role użytkowników po stronie klienta w PrestaShop B2B
- Zarządzanie uprawnieniami – jak to działa w praktyce?
- Najczęstsze wyzwania przy wdrożeniu ról i uprawnień
- Podsumowanie – dlaczego warto zainwestować w zarządzanie dostępem na platformie B2B?
- FAQ: Najczęściej zadawane pytania
Współczesny model sprzedaży B2B opiera się na współpracy z firmami, w których po stronie klienta działa często wiele osób, nierzadko rozlokowanych w różnych działach czy oddziałach.
Warto rozróżnić dwa światy:
- Zespół administrujący platformą
- Użytkownicy reprezentujący firmę-klienta, którzy korzystają ze sklepu B2B, zarządzają zamówieniami i współpracują ze sobą w ramach swojej organizacji.
To właśnie tej drugiej grupie, czyli rolom i uprawnieniom po stronie klienta biznesowego, poświęcamy ten artykuł. Klientem nie jest wyłącznie jedna osoba, lecz cała organizacja z określoną strukturą – od managerów zakupów, przez handlowców, po administratorów i osoby zatwierdzające transakcje.
Każdy użytkownik tej struktury powinien mieć dostęp wyłącznie do tych funkcji i informacji, które są mu niezbędne w codziennej pracy. Tylko w taki sposób można zachować zarówno przejrzystość procesów, jak i bezpieczeństwo danych oraz transakcji.
Rola zarządzania dostępem w platformach B2B
Efektywne zarządzanie dostępem i rolami użytkowników w systemach B2B jest niezbędne, by uniknąć chaosu organizacyjnego. Dzięki temu możesz:
- Minimalizować ryzyko błędów
- Zapewnić zgodność z polityką bezpieczeństwa
- Kontrolować przepływ informacji
Jeśli wszyscy użytkownicy mają te same, szerokie uprawnienia, łatwo o przypadkowe działania, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji – od błędnych zamówień po wyciek wrażliwych danych.
Nowoczesne platformy B2B, w tym rozwiązania oparte o PrestaShop, umożliwiają precyzyjne określenie, kto może wykonać określone czynności – od przeglądania oferty, przez zarządzanie zamówieniami, aż po pełną administrację konta firmowego.
Typowe role użytkowników po stronie klienta w PrestaShop B2B
Platformy B2B wspierane przez moduły Waynet umożliwiają precyzyjne definiowanie ról oraz uprawnień. Najczęściej spotykane role po stronie klienta to:
Administrator – osoba, która nad wszystkim czuwa
Administrator w organizacji-kliencie to użytkownik z najszerszymi uprawnieniami. To właśnie on zarządza całą obecnością swojej firmy na platformie B2B. Do jego kluczowych zadań należą:
- Kontrola nad uprawnieniami i dostępem do poszczególnych funkcji sklepu
- Zakładanie kont nowym użytkownikom – zarówno managerom, jak i pracownikom
- Tworzenie nowych struktur organizacyjnych w ramach firmy oraz przypisywanie użytkowników do konkretnych oddziałów
- Ustalanie budżetów i limitów zakupowych dla poszczególnych działów lub użytkowników
- Pełny wgląd we wszystkie zamówienia realizowane przez firmę na platformie
- Dostęp do dokumentów finansowych – faktur, korekt i rozliczeń
W skrócie: administrator to osoba, która dba o bezpieczeństwo, porządek i sprawność działania całej firmy na platformie B2B.
Manager – lider oddziału lub działu
Manager odpowiada za porządek i sprawność procesów zakupowych w przypisanym mu dziale lub oddziale firmy. Jego zadania obejmują:
- Monitorowanie wydatków i procesów zakupowych w swoim obszarze odpowiedzialności
- Akceptowanie zamówień przygotowanych przez pracowników z podległego mu zespołu
- Nadzór nad realizacją budżetu w swoim oddziale lub dziale
- Przeglądanie pełnej historii zamówień swojego zespołu
- Zakładanie kont nowym pracownikom, którzy dołączają do jego zespołu
Dzięki tym uprawnieniom manager sprawuje pełną kontrolę nad zakupami i dba o efektywność działania swojego działu.
Pracownik – użytkownik „z pierwszej linii”
Pracownicy korzystający z platformy B2B są odpowiedzialni za codzienne zakupy i obsługę zamówień. Ich uprawnienia są jasno określone:
- Ograniczony dostęp do innych danych i funkcji, co zapewnia bezpieczeństwo i przejrzystość procesów
- Przeglądanie oferty produktów dostępnych w sklepie B2B
- Kompletowanie koszyków zakupowych oraz przygotowywanie zamówień do akceptacji przez managera
- Dostęp do historii oraz statusu wyłącznie swoich własnych zamówień, co pozwala na bieżąco śledzić realizację zleceń
Pracownik skupia się na realizacji swoich zadań zakupowych, mając dostęp tylko do niezbędnych funkcji platformy.
Sprawdź artykuł: Jak spełnić oczekiwania klientów hurtowych? 40 funkcjonalności PrestaShop B2B od Waynet
Zarządzanie uprawnieniami – jak to działa w praktyce?
Tworzenie ról i przypisywanie uprawnień
Dzięki dedykowanym modułom, PrestaShop B2B umożliwia tworzenie dowolnych ról użytkowników – od podstawowych, po bardzo rozbudowane. Każda rola może mieć indywidualnie przyznane prawa dostępu do:
- Wglądu w dane finansowe
- Zamówień
- Faktur
- Katalogów produktów
- Zarządzania zespołem
Wielopoziomowa autoryzacja – bezpieczeństwo i kontrola
W wielu firmach zamówienia muszą być akceptowane przez więcej niż jedną osobę. Moduły Waynet pozwalają wdrożyć workflow akceptacyjny, w którym na przykład:
- Asystent przygotowuje zamówienie
- Manager je weryfikuje
- Dyrektor ostatecznie zatwierdza transakcję
Takie rozwiązanie znacznie zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa kontrolę nad procesami zakupowymi.
Ograniczanie widoczności produktów i cen
Moduł pozwala ograniczyć dostęp do wybranych produktów, kategorii lub cenników jedynie do określonych grup klientów czy użytkowników. Dzięki temu polityka handlowa pozostaje bezpieczna i przejrzysta, a indywidualne oferty nie są dostępne dla przypadkowych odbiorców.
Najczęstsze wyzwania przy wdrożeniu ról i uprawnień
- Zbyt szeroki zakres uprawnień to częsty błąd – wielu użytkowników ma wówczas dostęp do niemal wszystkich funkcji, co utrudnia identyfikację odpowiedzialnych za konkretne działania.
- Warto od początku precyzyjnie rozdzielić procesy i przypisać je do odpowiednich ról.
- Kolejnym wyzwaniem jest brak nadzoru nad zmianami – pomocne okazuje się korzystanie z logów, walidacji adresu IP i historii aktywności.
Zarządzanie strukturą organizacyjną klienta
Obsługa wielu oddziałów i użytkowników
Platforma B2B na PrestaShop to nie tylko sklep, ale narzędzie pozwalające odzwierciedlić strukturę dużych firm. Każdy oddział ma:
- Własnych pracowników
- Koszyki
- Limity zakupowe
A całość jest podpięta pod centralną fakturę.
Delegowanie uprawnień i workflow akceptacji
Dzięki elastycznym rolom klient może:
- Określić, kto widzi raporty, kto zamawia, a kto zatwierdza płatności
- Samodzielnie tworzyć konta pracowników
- Przydzielać im uprawnienia
- Zarządzać procesem akceptacji zamówień
Automatyzacja i raportowanie dostępu
Monitorowanie aktywności użytkowników
Każda zmiana w systemie może być zapisana w historii – od logowania po zatwierdzenie zamówienia. Administrator ma dzięki temu narzędzia do śledzenia podejrzanych działań i łatwego rozwiązywania sporów.
Bezpieczeństwo danych a zarządzanie dostępem
Odpowiednie zarządzanie uprawnieniami to podstawa zgodności z RODO i bezpieczeństwa wrażliwych informacji. Platforma umożliwia ograniczenie dostępu do danych wrażliwych, a także pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy miał dostęp do jakich informacji.
Podsumowanie – dlaczego warto zainwestować w zarządzanie dostępem na platformie B2B?
To się zwyczajnie opłaca – przejrzyste procesy, mniejsze ryzyko błędów, lepsza ochrona danych i kontrola nad biznesem. Inwestycja w zarządzanie dostępem to nie koszt, lecz przewaga konkurencyjna. Platforma B2B na PrestaShop daje narzędzia do szybkiego i skutecznego zarządzania dostępem.
FAQ: Najczęściej zadawane pytania
Czy na platformie mogę utworzyć własne role użytkowników?
Tak, nasza platforma B2B pozwala na pełne konfigurowanie ról i uprawnień, więc możesz je dopasować do struktury swojej firmy.
Czy można ograniczyć dostęp do wybranych produktów dla konkretnych klientów?
Oczywiście – wystarczy przypisać produkty lub kategorie do określonych grup użytkowników.
Jak działa wielopoziomowa akceptacja zamówień?
System umożliwia ustawienie workflow, w którym zamówienie trafia do kolejnych osób do zatwierdzenia przed realizacją.
Czy mogę zarządzać wieloma oddziałami w jednym panelu?
Tak, nasze moduły PrestaShop B2B pozwalają na tworzenie oddziałów, przypisywanie do nich użytkowników i zarządzanie nimi z poziomu głównego konta.
Jak kontrolować bezpieczeństwo danych na platformie?
Poprzez precyzyjne przydzielanie uprawnień i rejestrowanie wszystkich działań użytkowników w systemie.
Czy możliwa jest integracja platformy B2B z zewnętrznymi systemami (np. ERP)?
Tak, platforma PrestaShop B2B od Waynet oferuje rozbudowane integracje z systemami ERP, CRM, PIM i innymi narzędziami biznesowymi.
Czy dostęp można przyznawać czasowo, np. tylko na określony projekt?
Tak, możesz elastycznie zarządzać uprawnieniami i przypisywać je na określony czas lub do wybranych zadań.
Co wyróżnia B2B w PrestaShop na tle innych rozwiązań?
Trzeba podkreślić, że PrestaShop w wersji podstawowej nie oferuje zaawansowanych możliwości zarządzania rolami i dostępem użytkowników, które są niezbędne w profesjonalnych wdrożeniach B2B. Te funkcjonalności są możliwe dzięki autorskim modułom Waynet. To właśnie one pozwalają wdrożyć m.in. złożoną strukturę organizacyjną, workflow akceptacyjne, przypisywanie uprawnień czy wielopoziomową autoryzację zamówień. Moduły te można elastycznie dopasować zarówno do potrzeb mniejszych firm, jak i dużych organizacji zatrudniających setki pracowników. Więcej informacji o rozwiązaniu znajdziesz na stronie platformy PrestaShop B2B.
